Le rôle

Vous êtes minutieux·euse et organisé·e et possédez des habiletés de service à la clientèle hors pair? Vous aimeriez travailler dans un environnement professionnel et polyvalent? Nous voulons vous rencontrer!

Fondé en 1892, ROBIC est un cabinet de renommée internationale regroupant des professionnels aux compétences variées incluant des avocats, des scientifiques et des ingénieurs spécialisés en propriété intellectuelle et en droit des affaires. En 2023, ROBIC s’est joint au groupe IPH Limited, un réseau international de cabinets spécialisés en propriété intellectuelle présent dans dix juridictions et actif auprès de clients dans plus de 25 pays.

ROBIC est à la recherche d’un·e candidat·e professionnel·le et chaleureux·se afin de se joindre à notre équipe de Montréal au sein d’un rôle de réceptionniste. La personne retenue jouera un rôle clé dans le bon déroulement des activités de notre bureau de Montréal ainsi que dans l’accueil des visiteurs, tout en travaillant en collaboration afin de supporter différents départements au sein du cabinet.

POURQUOI VOULOIR JOINDRE L’ÉQUIPE DE ROBIC?

• Pour faire partie d’une équipe humaine et dynamique;
• Pour avoir un horaire de travail flexible (35 heures par semaine) qui permet de faciliter votre conciliation travail-vie personnelle;
• Pour avoir accès à divers avantages sociaux : assurances collectives, régimes de retraite avec participation de l'employeur, journées de maladie, programme de reconnaissance des années de service, programme de reconnaissance par les pairs, accès à vos journées de vacances dès l'embauche, système de télémédecine pour vous et votre famille, programme d’aide aux employés, rabais Opus, gym gratuit sur place, etc.;
• Pour faire partie d’une équipe où votre point de vue et vos idées sont considérés;
• Pour travailler dans un nouvel espace de travail lumineux, complètement rénové et facilement accessible en transport en commun où le café est gratuit en tout temps;
• Pour joindre un employeur qui a été nommé parmi les "Best Workplaces in Professional Services" à l'échelle nationale et reconnu à titre de "Great Place to Work" durant les trois dernières années.

Principales responsabilités

Responsabilités de réceptionniste (80 %) :

• Accueillir les clients, les fournisseurs et les messagers;
• Gestion des appels téléphoniques;
• Veillez au traitement et demandes reçues par courriels tout en assurant la mise à jour quotidienne du calendrier de la réception pour les événements internes;
• Mise à jour journalière, du Guide de la réception (système de musique, envoi de fax via eFax, mots de passe, fonctionnement des rideaux salles de conférence, etc.)
• Agir à titre de remplaçant·e à distance pour les appels et demandes de la réceptionniste du bureau de Québec si besoin;
• Assurer le bon fonctionnement du système de carte d'accès permanentes pour le bureau;
• Maintenir le bon fonctionnement des salles de conférence;
• Maintenir à jour l'Intranet re: listes téléphoniques, tâches RH 'Services Internes', etc., liste téléphonique, plans des bureaux)
• Agir comme personne de référence pour les tâches liées à l’immeuble : Appels de services, gestion des billets de stationnements prépayés, gestion des cartes temporaires pour les visiteurs du bureau, etc.
• Réaliser toute autre tâche connexe, selon les besoins.

Support à différents départements (20 %) :

Gestion des factures et support à la comptabilité 

• Traitements des factures pour les achats effectués pour le bureau (événements, lunchs, etc.);
• Vérification des débours via Power BI et étamper les débours;
• Valider les paiements de l’OPIC;

Support au marketing 

• Gestion des achats de billets pour certains événements;
• Aide pour le Portail Client;
• Gestion des attestations pour le Barreau du Québec.

Support aux ressources humaines 

• Mise à jour mensuelle de la liste des personnes admissibles au programme de télémédecine (Telus Santé). 

Support aux groupes de pratique

• Soutenir les équipes en périodes de fort volume, lorsque disponible, en effectuant diverses tâches administratives;
• Préparer ou envoyer de la correspondance client à partir de modèles préétablis;
• Valider et mettre à jour des données dans les systèmes internes.

Exigences, aptitudes et habiletés

•    Diplôme d’études secondaires ou collégiales (ou l’équivalent);
•    Expérience en service à la clientèle ou à titre de réceptionniste (un fort atout);
•    Bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral;
•    Connaissance du logiciel Word; 
•    Disposé·e à travailler en présentiel du lundi au vendredi.
•    Aptitudes élevées en service à la clientèle;
•    Professionnalisme, jugement et discrétion;
•    Sens de l’organisation et proactivité;
•    Précision, souci du détail et rigueur;
•    Autonomie et débrouillardise;
•    Facilité à communiquer et à rédiger;
•    Capacité d’adaptation et d’apprentissage.

Nous sommes à la recherche d’une personne coup de cœur, qui saura apporter son expertise administrative pour soutenir nos équipes à l’interne et accueillir nos clients externes avec un service à la clientèle hors pair. Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux distinctifs et un environnement de travail professionnel, chaleureux et stimulant.

En 2024, 2025 et 2026, ROBIC a été reconnu parmi les "Best Workplaces in Professional Services" au Canada, en plus d'être fièrement certifiés "Great Place to Work" durant les trois dernières années consécutives grâce à la rétroaction des membres de notre équipe. Ces reconnaissances illustrent notre réel engagement à prendre soin des membres de notre équipe. Chez ROBIC, nous avons la conviction que chacun∙e joue un rôle essentiel dans le maintien d’une culture d’entreprise positive, bienveillante et inclusive. Nous visons à constamment nous réinventer et mettre en place des meilleures pratiques pour nous assurer que les membres de notre équipe soient heureux, tout simplement.

Notre cabinet est également un fier membre du réseau LLD (« Legal Leaders for Diversity and Inclusion »). En faisant partie de ce réseau, nous confirmons notre engagement d’offrir à tous les membres de notre équipe un environnement de travail inclusif qui valorise la diversité, l’équité et l’inclusion, et dans lequel chacun∙e se sent accueilli∙e et peut ainsi développer son plein potentiel. Nous croyons et adhérons au principe d’équité en matière d’emploi. Ainsi, nous encourageons tous les candidats qualifiés qui représentent la diversité des collectivités à soumettre leur candidature.

Nous invitons chaleureusement ceux et celles qui partagent notre passion à se joindre à nous pour contribuer à notre succès continu. Les candidats intéressés sont priés de nous soumettre leur candidature rapidement. Nous sommes déjà très enthousiastes à l’idée de faire votre connaissance!