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Ce que nous faisons.
Smart & Biggar est à l'avant-garde du droit de la propriété intellectuelle et de la technologie depuis plus de 125 ans. Nous pratiquons dans tous les domaines de la propriété intellectuelle pour le compte d'une clientèle internationale exceptionnelle, et nous sommes régulièrement classés comme le premier cabinet de propriété intellectuelle au Canada. Nous nous engageons à recruter des personnes aux parcours et expériences variés, qui représentent les meilleurs talents dans leur domaine.
Nous faisons partie du groupe IPH, un réseau de cabinets membres travaillant dans dix juridictions de propriété intellectuelle, avec des clients dans plus de 25 pays. Les cabinets membres d'IPH emploient une équipe multidisciplinaire hautement qualifiée de plus de 1 200 personnes en Australie, au Canada, en Chine, à Hong Kong SAR, en Indonésie, en Malaisie, en Nouvelle-Zélande, aux Philippines, à Singapour et en Thaïlande. IPH soutient une clientèle diversifiée composée de sociétés Fortune Global 500, de multinationales, d'organismes de recherche du secteur public, de PME et de sociétés de services professionnels dans le monde entier.
Nous sommes passionnés par ce que nous faisons et par ce que nous pouvons réaliser. Le groupe IPH s'engage à promouvoir et à maintenir une culture de respect partagé sur le lieu de travail dans toutes les entreprises, afin que chacun se sente valorisé et puisse donner le meilleur de lui-même.
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L’opportunité.
Smart & Biggar est actuellement à la recherche de commis à la facturation bilingues pour se joindre à notre équipe nationale des finances.
Ce poste convient parfaitement à une personne minutieuse, collaborative et soucieuse de l’exactitude ainsi que du service à la clientèle. Le ou la commis à la facturation est responsable de l’ensemble du processus de facturation, notamment de la préparation des factures, de la soumission des factures électroniques (e-billing), de la gestion des travaux en cours (WIP) et de la résolution des demandes de renseignements relatives à la facturation pour un portefeuille national.
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Responsabilités.
- Préparer, examiner et émettre les factures des clients conformément aux politiques du cabinet et aux exigences de la Délégation des pouvoirs (DP).
- Produire et distribuer les projets de factures (pro formas) aux fins d’examen et d’approbation.
- Soumettre les factures au moyen des systèmes de facturation électronique et des portails clients, en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux exigences des clients.
- Assurer le suivi de l’état des factures, examiner les rejets ou les réductions de facturation et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes.
- Communiquer avec les clients internes et externes afin de résoudre les écarts de facturation et d’obtenir les renseignements manquants.
- Collaborer avec les professionnels du cabinet afin d’examiner les travaux en cours (WIP) et de soutenir une facturation effectuée en temps opportun.
- Traiter les ajustements de facturation, les radiations, les transferts et les factures réémises, conformément aux autorisations accordées.
- Tenir à jour les profils de facturation, les instructions des clients et la documentation justificative.
- Répondre rapidement et professionnellement aux demandes liées à la facturation, en évaluant leur degré d’urgence et en déterminant les mesures à prendre.
- Participer aux activités de facturation de fin de mois et de fin d’exercice, y compris les régularisations et les exigences en matière de production de rapports.
- Effectuer toute autre tâche administrative ou financière liée à la facturation, selon les besoins.
Qualifications, compétences et expérience.
- Une formation postsecondaire en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe constitue un atout.
- Au moins une (1) année d’expérience pertinente en facturation ou dans un rôle administratif similaire, idéalement au sein d’un cabinet de services professionnels.
- Maîtrise du français et de l’anglais. (Puisque le cabinet dessert une clientèle principalement internationale dont la langue de communication est l’anglais, une excellente maîtrise de l’anglais est requise.)
- Expérience des plateformes de facturation électronique (e-billing); la connaissance de 3E Elite ou d’E-Billing Hub constitue un atout.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement d’Excel.
- Grand souci du détail et capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.
- Excellentes aptitudes en communication, en résolution de problèmes et en organisation.
- Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement axé sur le respect de délais serrés.
Rémunération.
Le salaire de base offert pour ce poste se situe entre 45 000 $ et 55 000 $, en tenant compte de facteurs tels que le lieu de travail, les connaissances liées au poste, l’expérience antérieure, les qualifications et l’équité interne.
Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous utilisons des outils d’intelligence artificielle (IA) pour faciliter l’évaluation des candidatures en fonction de critères liés au poste. Ces outils ne prennent aucune décision finale. Toutes les décisions relatives à la présélection, aux entrevues et à la sélection des candidats sont prises par notre équipe d’acquisition de talents et les responsables du recrutement.